Assistent Hoofd Magazijn

De Assistent Hoofd Magazijn ondersteunt het Hoofd Magazijn bij de organisatie, planning en aansturing van de werkzaamheden binnen het magazijn en neemt bij diens afwezigheid de dagelijkse operationele leiding waar.

De functie is nadrukkelijk bedoeld als ontwikkelfunctie. Van de Assistent Hoofd Magazijn wordt verwacht dat hij/zij zich in de komende circa 2–3 jaar verder ontwikkelt op het gebied van leidinggeven, plannen, organiseren, procesbewaking en verantwoordelijkheid, met als doel om bij gebleken geschiktheid door te kunnen groeien naar de functie van Hoofd Magazijn.

Functieomschrijving

De Assistent Hoofd Magazijn zorgt er samen met het Hoofd Magazijn en de magazijnmedewerkers voor dat de dagelijkse werkzaamheden binnen het magazijn goed, efficiënt en tijdig worden uitgevoerd.

Een belangrijke verantwoordelijkheid is ervoor te zorgen dat al het meubilair voor geplande partijen volledig, schoon en in goede staat wordt klaargezet voor transport. Daarbij houdt de Assistent Hoofd Magazijn overzicht over de planning, verdeelt waar nodig de werkzaamheden en controleert of partijen volledig en correct gereedstaan.

Bij terugkomst van partijen ziet de Assistent Hoofd Magazijn erop toe dat het meubilair wordt gecontroleerd, schoongemaakt en op de juiste plaats wordt opgeborgen. Beschadigingen, vermissingen en andere bijzonderheden worden tijdig gesignaleerd en afgestemd met het Hoofd Magazijn. Waar mogelijk worden problemen direct opgelost.

Naast het meewerken in de dagelijkse operatie heeft de Assistent Hoofd Magazijn een coördinerende en aansturende rol. Hij/zij ondersteunt collega's, bewaakt de voortgang en kwaliteit van het werk en spreekt medewerkers aan wanneer werkzaamheden niet volgens afspraak of kwaliteitsniveau worden uitgevoerd.

De Assistent Hoofd Magazijn denkt vooruit, signaleert knelpunten in de planning of magazijnorganisatie en komt actief met voorstellen om werkzaamheden slimmer, veiliger en efficiënter uit te voeren.

Bij afwezigheid van het Hoofd Magazijn neemt de Assistent Hoofd Magazijn de dagelijkse operationele aansturing van het magazijn over en fungeert hij/zij als eerste aanspreekpunt voor de magazijnmedewerkers en andere betrokken afdelingen.

Taken en verantwoordelijkheden

Fungeren als rechterhand en eerste vervanger van het Hoofd Magazijn;
Ondersteunen van het Hoofd Magazijn bij de dagelijkse organisatie en aansturing van het magazijn;
Mede plannen, coördineren en verdelen van de dagelijkse werkzaamheden;
Bewaken van de voortgang en ervoor zorgen dat werkzaamheden tijdig worden afgerond;
Controleren of partijen volledig en volgens planning gereedstaan;
Controleren van pakbonnen en signaleren van ontbrekende of afwijkende materialen;
Zelf actief meewerken aan het gereedzetten van meubilair voor partijen;
Ervoor zorgen dat meubilair schoon, representatief en in goede staat voor transport wordt klaargezet;
Toezien op een zorgvuldige controle van retour gekomen meubilair;
Bewaken dat retour gekomen materialen worden schoongemaakt en correct worden teruggeplaatst in de stellingen;
Signaleren van beschadigingen en in overleg met het Hoofd Magazijn zorgdragen voor reparatie, onderhoud of spuitwerk;
Signaleren van vermissingen, tekorten en terugkerende beschadigingen en hierop actie ondernemen;
Ondersteunen van de Binderij bij het gereedmaken van groen- en bloemdecoraties voor transport wanneer de bedrijfsvoering daarom vraagt;
Organiseren en, indien nodig, zelf uitvoeren van het nabrengen van vergeten meubilair of materialen naar partijen;
Ondersteunen bij het laden en lossen van bakwagens;
Toezien op zorgvuldig gebruik van bakwagens en andere bedrijfsmiddelen;
Erop toezien dat bakwagens schoon, netjes en indien van toepassing getankt worden achtergelaten;
Bewaken van orde, netheid en veiligheid in het magazijn;
Nieuwe en bestaande magazijnmedewerkers begeleiden en ondersteunen bij de uitvoering van hun werkzaamheden;
Collega's op een positieve en duidelijke manier aanspreken op kwaliteit, werktempo, zorgvuldigheid en gemaakte afspraken;
Fungeren als eerste aanspreekpunt op de magazijnvloer wanneer het Hoofd Magazijn niet aanwezig of beschikbaar is;
Tijdig signaleren van knelpunten in capaciteit, planning, voorraad of werkprocessen;
Zelfstandig oplossen van dagelijkse operationele problemen binnen de afgesproken verantwoordelijkheden;
Actief voorstellen doen voor verbetering van magazijnindeling, werkmethoden, logistieke processen en efficiency;
Zorgdragen voor een goede overdracht en communicatie met het Hoofd Magazijn en andere betrokken afdelingen;
Bij afwezigheid van het Hoofd Magazijn de dagelijkse operationele leiding over het magazijn op zich nemen.

Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid

De Assistent Hoofd Magazijn krijgt meer verantwoordelijkheid en zelfstandigheid dan een Magazijnmedewerker. Van hem/haar wordt verwacht dat niet alleen naar de eigen werkzaamheden wordt gekeken, maar naar het functioneren van het magazijn als geheel.

Hij/zij denkt vooruit, stelt prioriteiten en onderneemt actie wanneer de voortgang, kwaliteit of planning in gevaar dreigt te komen. Kleine operationele problemen worden zelfstandig opgelost. Bij grotere afwijkingen of beslissingen met financiële, personele of organisatorische gevolgen vindt afstemming plaats met het Hoofd Magazijn.

De mate van zelfstandigheid en beslissingsbevoegdheid wordt gedurende de ontwikkeling in de functie verder uitgebreid.

Ontwikkeling richting Hoofd Magazijn

De functie van Assistent Hoofd Magazijn is mede bedoeld om een toekomstige opvolger voor het Hoofd Magazijn op te leiden.

Gedurende een periode van circa 2–3 jaar wordt van de Assistent Hoofd Magazijn verwacht dat hij/zij zich verder ontwikkelt in onder andere:

Leidinggeven en medewerkers begeleiden;
Plannen en organiseren;
Stellen van prioriteiten en verdelen van werkzaamheden;
Zelfstandig nemen van operationele beslissingen;
Bewaken van kwaliteit, veiligheid en efficiency;
Vooruitkijken naar personeels- en materiaalbehoefte;
Signaleren en oplossen van operationele knelpunten;
Communicatie en samenwerking met andere afdelingen;
Aanspreken, motiveren en ontwikkelen van medewerkers;
Continu verbeteren van magazijn- en logistieke processen;
Dragen van eindverantwoordelijkheid voor de dagelijkse magazijnoperatie.

Het uitgangspunt is dat de Assistent Hoofd Magazijn bij voldoende ontwikkeling en gebleken geschiktheid kan doorgroeien naar de functie van Hoofd Magazijn.

Functie-eisen en competenties

Ervaring met magazijn-, logistieke of vergelijkbare operationele werkzaamheden;
Bij voorkeur ervaring binnen de evenementenbranche of affiniteit hiermee;
Natuurlijk overwicht en de ambitie om zich verder te ontwikkelen als leidinggevende;
In staat collega's op een prettige maar duidelijke manier aan te sturen en aan te spreken;
Sterk verantwoordelijkheidsgevoel en eigenaarschap;
Goed overzicht kunnen bewaren, ook tijdens drukke periodes;
Vooruit kunnen denken en prioriteiten kunnen stellen;
Praktisch ingesteld en oplossingsgericht;
Zelfstandig beslissingen durven nemen binnen de eigen verantwoordelijkheid;
Communicatief sterk en in staat goed samen te werken met verschillende afdelingen;
Bereid om zelf de handen uit de mouwen te steken en zichtbaar onderdeel van het team te zijn;
Zorgvuldig omgaan met meubilair, voertuigen, gereedschappen en overige bedrijfsmiddelen;
Flexibele instelling ten aanzien van werktijden. De werkzaamheden vinden in principe plaats van maandag t/m vrijdag, maar tijdens drukke periodes kan overwerk in de avond of het weekend noodzakelijk zijn;
Verzorgde verschijning;
In het bezit van rijbewijs B, bij voorkeur BE;
Bij voorkeur woonachtig in de regio Nieuwerkerk aan den IJssel.